1. Pendahuluan
Dalam dinamika suatu organisasi formal, persidangan adalah bentuk diskusi penting untuk mendapatkan kesepakatan yang memiliki kepastian hukum dan bersifat mengikat.
Hal kesepakatan dari suatu persidangan berisi ketetapan dan atau keputusan yang tegas dan jelas.
q Ketetapan suatu persidangan pada dasarnya bersifat sinergis, berlaku baik ke dalam maupun keluar kadang disertai peraturan tambahan.
q Keputusan suatu persidangan umumnya bersifat praktis dan hanya berlaku ke dalam saja.
Persidangan cukup disebut rapat, namun tidak semua rapat dapat disebut sebagai persidangan.
2. Jenis Persidangan
Jenis persidangan dibagi kedalam rapat-rapat, dalam hal ini akan dipaparkan 2 (dua) jenis persidangan, yaitu persidangan secara umum dan persidangan ala HMI.
a. Persidangan secara umum, terdiri dari rapat :
1. Rapat Paripurna : - Rapat Lengkap yang dihadiri semua anggota, pihak-pihak terkait dan undangan.
- Bersifat umum dan terbuka.
2. Rapat Pleno : - Bagian dari rapat paripurna, membicarakan hal detail.
- Diwakili semua unsur anggota.
- Sifatnya tertutup/terbatas.
b. Persidangan Ala HMI, terdiri dari :
1. Rapat Pleno, dilakukan satu kali dalam satu semester (2 kali dalam setahun)
Dihadiri oleh seluruh pengurus (untuk anggota non-pengurus diperbolehkan datang, tetapi tidak wajib). Sidang ini membahas laporan pengurus selama satu semester kepengurusan.
2. Rapat Harian, dilakukan dua kali dalam satu bulan, dihadiri oleh semua jajaran pengurus (fungsionaris) cabang, pengurus lembaga, dan perwakilan dari tiap-tiap komisariat. Rapat ini berfungsi mengontrol dan mengevaluasi perkembangan organisasi
3. Rapat Presidium / Mingguan, dilakukan satu kali dalam seminggu yang dihadiri oleh ketua umum, sekum, bendum beserta ketua bidang. Mengevaluasi kinerja pengurus dan mengambil keputusan yang bersifat internal.
4. Rapat Bidang, Diadakan minimal satu kali sebulan (kondisional), Dihadiri oleh pengurus bidang yang terkait.
5. Rapat Kerja, Dilakukan minimal satu kali setahun, dihadiri oleh seluruh pengurus. Berfungsi untuk menentukan dan mengesahkan rencana program kerja dan anggaran kepengurusan.
6. Konferensi Cabang (Konfercab), dilakukan 1 kali setahun, dihadiri oleh seluruh anggota HMI cabang. Digunakan untuk meminta LPJ dari kepengurusan selama setahun, pembahasan agenda2 penting, pemilihan ketua baru, dll.
7. Musyawarah Daerah (Musda), seperti konfercab, setingkat propinsi.
8. Kongres, seperti Konfercab (setingkat nasional)
3. Alat-alat Kelengkapan Sidang
a. Pimpinan Sidang
Pimpinan sidang adalah para individu yang dianggap mampu memimpin rapat, terdiri dari ketua dan wakil ketua dan dibantu oleh sekertaris. Pada awal persidangan pimpinan sidang ditetapkan oleh Floor lewat musyawarah/pemilihan. Pimpinan Sidang hendaknya berkarakter penuh percaya diri, berdedikasi tinggi, pandai berkomunikasi, demokratis, mampu bersikap tegas dan adil, serta berani mengambil keputusan yang beresiko dengan mantap dan yakin.
Tugas Ketua
q Membuka jalannya sidang, menjelaskan permasalahan sidang dengan pengantar yang singkat, padat, jelas, proporsial dan netral.
q Mengarahkan sidang dan mengatur suasana rapat dengan baik.
q Menekankan peserta sidang berbicara lugas, singkat dan padat.
q Memberi cukup kesempatan kepada peserta sidang untuk :
· Memberi usulan/masukan
· Memberi sanggahan
· Melakukan hak jawab
· Memberi Interupsi
q Menegur peserta sidang yang melanggar tata tertib sidang.
q Melakukan skorsing sidang.
q Dibantu wakil ketua dan sekretaris membuat kesimpulan.
q Mengesahkan keputusan rapat dan kemudian menutup sidang.
Tugas Wakil Ketua
q Mendampingi ketua
q Menggantikan ketua untuk sementara waktu atau selama masa sidang yang tersisa.
q Tugas yang diemban sama dengan ketua sidang
Tugas Sekretaris sidang
q Mencatat segala bentuk administrasi sidang.
q Menindaklanjuti semua amanat dari pimpinan sidang.
b. Peserta Sidang
q Peserta penuh, umumnya merupakan anggota dari organisasi yang bersangkutan. Biasanya mempunyai hak bicara dan hak suara
q Peserta Peninjau, umumnya adalah individu, tokoh atau pejabat yang berkaitan dengan lingkungan organisasi tersebut. Biasanya hanya mempunyai hak bicara.
q Peserta Undangan, semua pihak yang diundang oleh organisasi tersebut. Biasanya hanya mempunyai hak bicara saja.
c. Palu Sidang
Palu sidang merupakan lambang otoritas pimpinan sidang dan penentu keabsahan ketetapan atau keputusan sidang. Palu sidang ini berperan nyata bila ketukan sesuai aturan konvensional yang berlaku.
Aturan Ketukan palu :
q Ketukan palu 1 kali :
· Persetujuan keputusan biasa; berlaku hanya dalam pengesahan rancangan tata tertib rapat dan rancangan agenda acara rapat.
· Pengesahan keputusan per-pasal/per-point (tidak dapat ditijau kembali, apabila tata tertib rapat telah sah).
· Pergantian pimpinan sidang.
· Skorsing rapat dimulai (untuk rencana skorsing < 30’)
· Skorsing rapat diakhiri (untuk rencana skorsing < 30’)
q Ketukan palu 2 kali :
· Pengesahan sebagian keputusan atau keputusan antara dari seluruh rancangan. keputusan (bila rapat akan diskorsing)
· Skorsing rapat dimulai (untuk rencana skorsing > 30’)
· Skorsing rapat diakhiri (untuk rencana skorsing > 30’)
· Pengesahan terpilihnya nama-nama calon dalam suatu pemilihan oleh peserta sidang, namun belum dibuat secara tertulis.
q Ketukan 3 kali :
· Pembukaan dan penutupan masa persidangan.
· Pengesahan semua keputusan/ketetapan final dari hasil rapat.
q Ketukan palu tambahan :
Ketukan palu lebih dari 3 kali dengan interval pendek atau ketukan 3 kali dengan interval panjang berarti pimpinan sidang meminta perhatian peserta sidang.
4. Tata Cara Persidangan
· Sebelum rapat dimulai, peserta persidangan mengisi daftar hadir.
· Pada awal persidangan, rapat dipimpin oleh pimpinan sidang sementara membicarakan tata tertib sidang, agenda sidang dan pemilihan pimpinan sidang tetap.
· Rancangan tata tertib dan rancangan agenda sidang sah menjadi tata tertib dan agenda sidang setelah dibahas dalam rapat dan disahkan oleh pimpinan sidang sementara.
· Pemilihan pimpinan sidang tetap.
· Bila rapat tersebut berlangsung dalam rentang masa persidangan yang panjang, sementara tata tertib dan agenda sidang sudah berlaku dan pimpinan sidang sudang tetap, umumnya akan dibahas rancangan jadwal acara selama suatu masa persidangan.
· Setelah jadwal acara masa persidangan sudah disahkan oleh pimpinan sidang tetap, persidangan mulai membahas materi-materi pokok yang menjadi permasalahan dan telah tersusun di dalam agenda acara untuk dibuatkan keputusan/ ketetapan.
· Syarat pengesahan suatu keputusan/ketetapan bergantung kepada aturan organisasi (UUD atau AD/ART atau Tatib sidang).
· Keputusan/ketetapan yang dihasilkan tidak bersifat ambigu/multitafsir
· Setiap keputusan menjadi bagian dari dokumen organisasi dan berlaku kedalam organisasi.
· Setiap ketetapan dicatat di dalam lembar organisasi, berlaku ke dalam maupun ke luar organisasi.
5. Tata Krama Persidangan
q Tata krama persidangan adalah norma-norma yang terbentuk dalam suatu organisasi, umumnya tidak disertai aturan secara tertulis antara lain :
· Rapat dilakukan dalam suasana kondusif dari segi waktu, tempat maupun kesempatan bagi seluruh anggota organisasi.
· Seluruh peserta sidang menjunjung tinggi protokoler sidang (Tatib, agenda sidang, dsb)
· Terdapat kejelasan pokok persoalan yang akan dibahas dan terpusatnya pembahasan pada masalah yang ada.
· Dilandasi sikap saling menghormati, dengan itikad bersama mengutamakan kepentingan organisasi.
· Komunikasi yang dinamis dan dewasa antar para peserta sidang.
· Seluruh anggota organisasi harus menyakini bahwa musyawarah uintuk mufakat merupakan keputusan terbaik dalam sidang.
· Penyebutan nama seseorang lebih ditekankan kepada jabatan/kapasitas seseorang daripada nama individu/nama panggilan.
· Menghindari penggunaan kata/kalimat yang bermakna ganda.
q Interupsi
Interupsi adalah selaan pembicaraan oleh peserta sidang saat pimpinan sidang atau peserta sidang lainnya yang sedang berbicara dan hanya dapat menyela pembicaraan atas izin dari presidium sidang.
Jenis-jenis Interupasi :
· Interruption point of order, selaan menyangkut usulan permasalahan yang dianggap mendesak untuk dibahas.
· Interruption point of information, selaan untuk membicarakan tambahan informasi/penjelasan, bersifat menegaskan yang telah disampaikan pimpinan sidang.
· Interruption point of clarification, selaan apabila terdapat pertentangan pendapat terhadap suatu masalah atau kekurangpahaman terhadap suatu masalah.
· Interruption point of privelege, selaan untuk menggunakan hak prerogative untuk pembelaan diri, menyampaikan sesuatu, dll.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar